Designovat vzdáleně chce trochu jiný mindset a hlavně trpělivost

Občas zahlédnu nějaké diskuze či dotazy na téma, jaké to je pracovat vzdáleně a být efektivní. Samotného mě to vždy zajímalo, protože jsem již několikrát řešil případnou vzdálenou spolupráci s nějakou firmou.

Sice dnes v Cimpress nepracuji 100 % vzdáleně, ale dost často takto funguji – mám totiž dost přímých kolegů mimo ČR a v jiné časové zoně. Dost času tedy trávím samostatnou prací, výměnou zpráv na různých kanálech, atp.

Co jsem právě viděl v těch diskuzích či otázkách, lidé si se vzdálenou prací občas neví rady. Podle mě to žádná věda není a v podstatě k ní lze přistupovat úplně normálně. Musím ale říct, že je potřeba si na to trochu zvyknout, mírně svůj styl práce přizpůsobit a hlavně být více trpělivý.

V Cimpress máme distribuovaná pracoviště

Pro lepší představu o tom, jak fungujeme v Cimpress a s čím se tedy potýkáme, si dovolím naši aktuální situaci trochu popsat.

Hned zkraje řeknu, že nepracujeme 100 % vzdáleně. Naše firma je postavena na principech distribuované spolupráce – tedy ať společně sedí všichni ti, kteří by měli, tedy například:

  • Produkťák,
  • Vývojáři,
  • Designér,
  • Analytik.
Kolegy, se kterými spolupracuji, mám různě po světě – v USA, Švýcarsku, ČR a v Indii.

Já jsem byl například najat s cílem podporovat týmy v Evropě a primárně se zaměřit na jendu konkrétní doménu. Sedím tedy v Praze s většinou lidí, se kterými mám spolupracovat.

Stále ale spolupracuji s lidmi mimo ČR, protože:

  • Většina UX týmu sedí v US.
  • Dva produkťáci jsou také v US a jeden ve Švýcarsku.
  • Občas spolupracuji s vývojářemi v Indii nebo ve Švýcarsku.

Jako firma jsme na takový způsob nastavení, takže například máme:

  • V každé kanceláři zasedačky s televizí a kamerou.
  • Nástroje na videokonference (když jsme líní, tak si zavoláme přes Slack).
S kolegy ve Švýcarsku jsme měli během dvou dnů několik workshopů.

Jednou za čas taky navštívíme některou z dalších kanceláří. Většinou ale v případě, když potřebujeme udělat něco většího – třeba několikadenní workshop, diskuzi napříč celým tribem a tak podobně.

Nejen na základě zkušeností z Cimpress vím, že jde všechno udělat i vzdáleně. Je ale potřeba si na to trochu zvyknout a být trpělivý.

Chce to být více trpělivý

Určitě každému dojde, že pracovat s lidmi na druhé straně světa není jako volat kolegům do Brna. Přeci jen, ti vám mohou zareagovat v podstatě hned (v GoodData si kluci tenkrát udělali v kanceláři přes televizi „tunel“ a mohli se tak kdykoliv pobavit), zatímco s kolegy v US máte určitý časový posun.

Vzpomínám si na nářky kolegů na to, jak všechno trvá dlouho. Například když opravili/upravili nějaké věci v našich UI komponentách, jak dlouho trvá publikování změn a že se jim do toho vůbec nechce, protože:

  • Udělali opravu, kterou dali ke schválení.
  • Když byly doma, kolega v US se na to podíval a zaslal připomínky.
  • Kolegové přišli do práce (kolega z US spal), připomínky zapracovali a dali opět ke schválení.

A takhle se to táhlo třeba 4 dny, než se i drobná změna publikovala.

Ano, při spolupráci s lidmi v jiné časové zoně nemusí jít všechno snadno a rychle tak, jak byste čekali, například:

  • Nemůžete se s nimi často pobavit hned když potřebujete.
  • Můžete si vyměnit několik zpráv, komentářů, atp. než se na něčem dohodnete.

Přiznám se, že už jsem párkrát meetingoval například v 11 večer. Udělal jsem to ale z vlastní vůle, protože jsem chtěl druhý den trochu pohnout s prací. (Za což mi šéf trochu nadává, ať nedělám – aby si na to lidé například nezvykli.)

Jak mi ale řekla například Sarrah Vesselov, v té době UX Manager ve společnosti GitLab:

  • Veškerou komunikaci řeší v rámci issues, na kterých pracují.
  • Pracují zcela asnychronně a schůzka je pro ně ta poslední možnost.
  • Občas je složitější „přinutit“ lidi se zapojit a mluvit, ale funguje to díky jejich kultuře.

Co mi poslala nějaké ukázky jejich komunikace, občas trvá, než se na něčem dohodnou. Ale jsou tak prostě nastavení a zároveň, protože jsou 100 % remote, chtějí zachovat veškerou komunikaci na jednom místě a zároveň mít rozumný work-life balanc.

Něco podobného mi řekl i Evan Bowers, Product Designér v Zapier. Ten zároveň zmínil, že je důležité komunikovat úplně všechno – přeci jen, lidé jsou třeba na druhé straně světa a je vhodné, aby měli k práci vše potřebné.

Komunikace a spolupráce tedy lze řešit. Co když ale jako designéři chceme trochu efektivnějí získat nápady ostatních a udělat tedy nějaký workshop? I to dneska jde, ale může to být trochu oříšek.

Workshopy na dálku mohou být výzva

Kreslit si doma (nebo v kanceláři) je asi ten nejmenší problém – na to jsme asi všichni zvyklí. Dát si meeting a dohodnout nějaké detaily, získat feedback, atp. může vzdáleně někdy trochu trvat, ale taky to jde. Jak ale na workshopy, které my designéři milujeme?

Například Sarah z GitLab mi řekla, že větší designové workshopy nedělali. Když chtěli něco společně designovat, tak si prý spustili videohovor a společně pak malovali ve Sketch nebo v Balzamiq.

V dnešní době podle mě není vůbec žádný problém udělat jakýkoliv workshop vzdáleně. Máme dostupné různé technologie, které můžeme poměrně snadno využít. Problém ale může být, že na to nejsem zvyklí, čímž trochu utrpí týmová dynamika a naše energie.

Fotka z jednoho našich designových workshopů, kdy se někdo připojil vzdáleně.

Pro lepší vzdálenou spolupráci jsme v Cimpress například:

  • Nakoupili iPady s Pencil do každé lokality.
  • Pořídili nástroje, se kterými lze vzdáleně kreslit nebo používat online lepíky (například Invision Freehand nebo Miro).

I po několika vzdálených workshopech se ale stále učíme. Je to přeci jen trochu jiné, než když se někam zavřete s lidmi osobně.

Já se například snažím u kolegů budovat důvěru, podporovat je a i přes různé nezdary vzdáleně spolupracovat častěji.

S kolegou vývojářem a s naší Product Manažerkou, která sedí v USA, jsme udělali malý designový workshop ohledně nové funkcionality, abychom se trochu hnuli z místa. Vzali jsme si iPady, nastartovali videokonferenci a kreslili.

Je to ale něco jiné. Pokud třeba na iPadu nekřelíte každý den, bude chvilku trvat si zvyknout. Přeci jen:

  • S kolegy mluvíte třeba přes Zoom.
  • Kreslíte na druhou obrazovku s platném, kam koukají.
  • Nemáte při kreslení na sklo takový cit.

Je tedy potřeba se trochu více soustředit a dát lidem čas, prostor informace vstřebat a zapojit se.

Dělat brainstorming je trochu jednodušší, když třeba používáte online lepíky. Když je ale člověk remote a zbytek sedí třeba v jedné místnosti, občas se nemusí dostat vždy ke slovu. Mně přijde docela užitečné si nastavit určitá pravidla, například:

  • Někdo se během schůzky vždy zeptá, zda k danému tématu mají vzdáleně připojení lidé nějaké dotazy, komentáře, atp.
  • Vždy bude mluvit jeden a udělá se kolečko přes všechny – kdo nebude mít co říct, tak se vyjádřit nemusí.

Já například když jsem připojen vzdáleně a nedostanu se ke slovu (což se občas stává, protože nechci ostatním skákat do řeči), tak to prostě napíšu na Slacku a vždy se na to někdo během schůzky podívá.

Není čeho se bát

Občas mi přijde, že se lidé vzdálené spolupráce trochu bojí. Vzpomínám si na to, jak lidé v LMC šermovali kamerami a mikrofony, abychom se slyšeli a viděli si do obličeje.

Podle mě není potřeba ze vzdálené spolupráce dělat nějakou vědu. Je pravda, že společnost by na to měla být trochu připravená a poskytla týmům a lidem určitou podporu a trpělivost. Přeci jen některé věci mohou trvat trochu déle.

I když už jsem před Cimpress trochu vzdáleně pracovat (v GoodData jsem měl kolegy v San Franciscu), stejně jsem dumal po tom, jak být dostatečně efektivní. Našel jsem si tedy nějaké zdroje a lidi, se kterými bych to mohl probrat. Například jsem si přečetl:

I když nejsem 100 % remote, stále si na tento způsob spolupráce zvyk. Podle mě ale není čeho se bát, ale začít se do toho postupně dostávat a zkoušet.

Napsat komentář